業務の進捗状況を共有して組織力を強化！「業務の見える化」の方法とそのメリット
働き方改革によって、従業員のライフワークバランスの充実が求められる現代。効率的に業務を進めることで、組織力を強化する必要があります。今回は組織、チームをより密なものにする「業務の見える化」について解説させていただきます。
業務の進捗状況を把握するには「見える化」を実践する
業務の進捗状況を把握する上で、まず最初に実践すべきことが「業務の見える化」です。「業務の見える化」とは、作業の流れをマニュアル化することで、誰もがその改善点を見つけられる状況を指します。「見える化」を進める上でまずとりかかるべきことは、各業務やプロセスにどれくらいの工程や業務量が発生しているかを洗い出すことです。この作業は、以下の方法で進めていきます。
実際の業務量を把握する実測法
実測法とは、実際の業務量を把握する方法です。この方法は、製造業のライン業務の分量を洗い出すときに用いられます。注意しておくべきは、観測する人間が常に見ている状況なので、従業員が普段以上の働きをする可能性があることです。
どれくらいできるかを実際に記入する実績記入法
特定の人間が観測する実測法に対して、その業務に従事する従業員からかかった時間を記入してもらうのが実績記入法です。この方法では現場が感じる生の声を反映できますが、記入する業務の範囲が不明瞭だと計測にムラがでてしまいます。
1日の業務量から逆算する推定比率法
従業員の1日の業務時間から、所定の業務にかかる時間を推測するのが推定比率法です。この方法であれば、少ない時間で効率的に業務の洗い出しがはかれます。しかし、従業員ごとにかかる時間にばらつきが出たり、実務を経験していなければ正確な時間を導けないという注意点があります。
業務の見える化をすることで社内の全体像がわかる組織力が高まる
業務を見える化することで、これまで個人だけが把握していた業務量や業務フローを把握できます。それにより、社内全体でどのように業務処理をしているかが明確になります。自分の業務が社内でどこに位置しているのかを理解することで、仕事の意義や効率を考えることに繋がるのです。
業務の見える化を行う目的をはっきりとさせておく
メリットの多い業務の見える化ですが、推進する際は目的をはっきりとさせておかなければなりません。業務改善のため、社内での連携を密にするため、システム導入のためなど、理由によって洗い出すべきプロセスが変わってきます。漠然な業務の見える化だけで、目的が曖昧では失敗するリスクがあるため注意しましょう。
見える化はツールを使うことで簡単に行える
実測法、実績記入法などさまざまな方法で進めていく「業務の見える化」ですが、ツールを使うことでより効率的に進められます。そのツールというのがタスク管理ツールです。
タスク管理はチームや部署の仕事を一元管理し、業務の進捗を管理する方法です。この方法を用いれば、誰が、どこの部署で、どのような業務を進めているかが一目でわかるようになります。それによって、より効率的に業務を進めることができるのです。
なかなか完成しない90％シンドロームも事前に察知
仕事の中には「90％シンドローム」というものがあります。これは、90％は業務が完了しているのにかかわらず、残り10％が完了しないという状況です。この状況に陥る原因は、主に想定外なトラブルに毎回襲われているという点です。このようなリスクもタスク管理することで、事前に摘み取れます。
非正味業務に時間がかかっているかどうかがわかる
業務の中には、コミュニケーションや管理といった非正味業務があります。それらは、業務量の半数を占めているともいわれています。タスク管理で業務の見える化を図れば、部署間で業務状況を把握することができます。そのため、状況報告のための無駄なコミュニケーションに時間をさかれることもなくなります。
クラウド型ツールであれば外出先でも状況を把握できる
ツールにはインストールするタイプと、クラウドのタイプがあります。クラウドタイプであれば、外出先であってもスマートフォンやパソコンから状況を把握できます。この利点は、テレワークをはじめとした多様な働き方が叫ばれている現代において、非常に有効的な方法といえるでしょう。
業務の見える化をすすめるなら管理ツールを導入！
業務の無駄を省く「業務の見える化」は、企業に様々なメリットをもたらします。しかし、実践するとなると業務量の調査など、さまざまな段階を踏む必要があり、時間も要します。そこで、業務の見える化には、管理ツールを導入することがおすすめです。ツールであればタスク管理はもちろん、ダッシュボードで業務量が一目でわかります。組織の向上を目指すなら、タスク管理ツールを導入してみてはいかがでしょうか。
