ビジネスでの「チャット」と「メール」の使い分け4つのポイント
総務省では、ビジネスICTツールの利用状況を国際比較して発表しています。[注1] この結果をみると、日本は他国よりもビジネスICTツールの導入が遅れている傾向にあることがいえます。しかし、これらビジネスICTツールを導入することは、業務効率化が図れ、政府が推し進める働き方改革の実現にもつながります。特に、チャットツールはメールと異なり、プッシュ通知機能が備わっているものが多く、レスポンスの向上が目指せます。今回は、ビジネスにおけるチャットとメールの使い分けを4つのポイントで紹介します。
[注1]総務省 平成30年版 情報通信白書のポイント http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd144220.html
ビジネスでの「チャット」と「メール」の使い分け4つのポイント
ビジネス上で「チャット」と「メール」を使い分けるポイントは以下の4つです。
① エビデンスを残すべき案件かどうか ② 複数人に周知させるべき内容かどうか ③ 緊急性があるかどうか ④ 社内か社外か
それぞれのポイントをもとに、「チャット」と「メール」の使い分けを詳しく見ていきましょう。
1. エビデンスを残しておくべき場合は「メール」がよい
抱えている案件の関係で、相手の返事の内容や、決定事項をエビデンスとして残しておきたいときは「メール」を使いましょう。メールであればチャットのようにソースが流れることがなく、ブックマークができる機能もついているため、ほかのメールと区別することも可能です。また、メールの場合は正式なビジネス文書で送ることが一般的であるため、エビデンスが明確になりやすいというメリットもあります。
2. 複数人に周知させるべき内容の場合は「チャット」がおすすめ
チャットの利点として、グループを作成して複数人と同時に会話ができる点が挙げられます。そのため、複数人に同じ内容のメッセージを送りたい場合はチャットの方が効率的です。また、近年LINEのようなチャット型SNSも普及していることからも、通知が来たらすぐに見るという癖がついており、気づきやすいと考えられています。
3. 緊急性がある場合は「チャット」で連絡を
上述したように、チャットの場合は通知が来たときにすぐに確認する人が多いです。そのため、緊急性がある内容を送る場合は「チャット」の方が気付いてもらいやすいでしょう。ただし、緊急で謝罪が必要な場合に関しては、メールや電話で対応し、つながらなければチャットでも連絡しましょう。謝罪をチャットで行うのは「失礼」と思われてしまうかもしれません。
4. 社内連絡の場合は「チャット」、社外連絡の場合は「メール」が原則
原則として、社外の人へ連絡をする場合は「ビジネス文書」を用います。チャットのように簡素な文を送るわけではないので、スタイル的にもかしこまった選択をするのがベストです。例外はありますが、社外の人と連絡を取る場合は原則として「メール」を使用しましょう。
5. 緊急性の高い内容は電話を使用する
電話の使い分けは、はっきりと決まっているわけではありません。ただし、かなり緊急性が高い内容の連絡をするときは電話が1番有効です。電話を使い、声で直接連絡を取ることで相手に誠意を伝えることができるともいわれています。
「チャット」と「メール」のメリット＆デメリット
「チャット」と「メール」にはそれぞれメリットとデメリットがあります。
チャットのメリット＆デメリット
チャットのメリットとデメリットは以下のとおりです。
＜メリット＞ ① 簡素な文章や一言メッセージを送ることができる ② 複数人と会話ができる ③ 結論が早く出せる
＜デメリット＞ ① 仕事とは関係ないメッセージが飛び交う可能性がある ② 上司にはあまり使えない ③ 文章が簡素過ぎると伝わらなくなる ④ 切迫感を与えてしまう
つまり、チャットはメールと違い、文章を考える時間を削減できるため、大勢の会話でも結論が早く出やすいのです。しかし、コミュニケーションが容易に取れてしまうがゆえに、仕事とは関係ない話をしてしまいがちです。この弊害は仕事への集中力低下をもたらす危険があるので、一人ひとりが注意しないといけません。
メールのメリット＆デメリット
メールのメリットとデメリットは以下のとおりです。
＜メリット＞ ① 誠意が相手に伝わる ② ビジネス文章を使えるようになる ③ 時間を拘束しない、されない ④ エビデンスをすぐに確認できる
＜デメリット＞ ① レスポンスが遅い可能性がある ② 文章を考える必要がある ③ エビデンスが相手にも残る ④ 通知に気づきにくい
メールはチャットよりも「誠実」、「正式な連絡」という印象がもたれやすいでしょう。そのため、上述のようにエビデンスを残したい連絡には向いています。ただし、コミュニケーション速度は圧倒的にチャットの方が早く、メールは文章をお互いに考えて送りあうため、結論が出るのに時間がかかってしまうのです。
それぞれの特性を活かしたコミュニケーションを取ろう
「チャット」と「メール」は特性が違います。そのため上手く使い分ける必要があるでしょう。それぞれを使い分けることができれば、ビジネス上のコミュニケーションはよりスムーズです。ぜひ特性を活かして使い分けましょう。
