チーム全体の時間管理能力が格段にアップする7つのコツ
仕事において「時間管理能力」を上げることは、作業の効率化や生産性の向上を狙ううえで大変重要です。ただ、仕事における時間管理能力は1人だけが向上しても意味を成しません。チーム単位で向上させないと効果は実感できないのです。そこで今回は、チームで時間管理能力を格段にアップさせるコツを詳しく解説します。
チーム全体の時間管理能力を格段にあげる7つのコツ
チーム全体の時間管理能力を上げるコツは主に7つです。
- チーム全体で目標を具体的に設定し、全員が理解する
- 業務終了の時間を決める
- 各タスクでかかりそうな時間を計算し、それを目安に業務を行う
- 誰がいま何をやっているのかを1時間ごとに明確にする
- チーム内に柔軟な対応ができる役を作っておく
- やるべきことの優先順位を決める
- 集中する時と、息抜きするときの区別をはっきりさせる
以上のコツを詳しく見ていきましょう。
1. チーム全体で目標を具体的に設定し、全員が理解する
仕事におけるチーム全体の目標を決めることは、時間配分や管理をするうえで最大重要ポイントです。納期や〆切が決まっている仕事であれば話は別ですが、特段期限が決まっていない作業を行うときほど目標を決めないと、過ごす時間も得られる成果も中途半端になる恐れがあります。
具体的に決める項目として、「目標の内容」「期限」「達成する量もしくは数値」の3つは最低限必要です。可能であれば期間を3つほどに分け、それぞれの中間の目標も決めるとよいでしょう。中間で評価できるメリットがありますし、方向の修正が可能です。
2. 業務終了の時間を決める
業務終了の時間を決めずに、だらだらと仕事を行なってもよいことは1つもありません。大きな目標を決めると同時に、1日の目標を決めてそれに毎日向かうようにしましょう。学生のころに「あと10分で授業が終わるから頑張ろう」と思ったことがあるように、業務終了時間を決めれば、人は自然と「その時間まで頑張ろう」と思い、行動を起こせるのです。
3. 各タスクでかかりそうな時間を計算し、それを目安に業務を行う
目標を決めたら、各タスクでかかりそうな時間を決めましょう。ただし、この時間は必ずしも達成しないといけない時間ではありません。もし未経験の作業の場合、経験から基づいた時間の計算ができないからです。まずは“かかりそうな”時間を計算し、それを目安に業務を行いましょう。時間が余ればほかのタスクに回して、足りなければかける時間を増やしてみてください。修正を何度も繰り返していくのが正しい時間管理なのです。
4. 誰がいま何をやっているのかを1時間ごとに明確にする
1人で時間管理の能力を上げるのであれば、現状の把握は簡単です。しかし、チーム全体の場合は、1度手を止めて、誰がどこまで業務が終わらせているかを確認する必要があります。特に新入社員などは、時間やタスク管理能力が未熟です。誰かが確認をしてあげないと、気づいたら1人だけタスクが遅れていた、といったことになる可能性があります。2時間に1回は全員手を止めて、現状把握を行うようにしましょう。
5. チーム内に柔軟な対応ができる役を作っておく
現状を把握し、もしチーム内に作業が滞っている人がいた場合は、誰かが助け舟を出す必要があります。そこで、ある程度何でもこなせる柔軟な人を毎日配置しておくことをおすすめします。この役を作り配置することで、遅れているタスクが早く終わりチーム内の足並みをそろえることができるのです。
6. やるべきことの優先順位を決める
チーム全体で行うべきタスクを列挙したときに、一緒に優先順位を決めてしまいましょう。その際、なるべく次のタスクにつながるような流れを作るように順位を決めると、作業自体がスムーズに進みます。「どのタスクを最初に行うことで、次に行うタスク内の作業負担が減るか」を重点的に考えるだけで、時間管理能力はどんどん養われます。
7. 集中する時と、息抜きするときの区別をはっきりさせる
人の集中は90分と持たないと言われています。そのためフルタイムでずっと集中し続けることは不可能なのです。集中力の持続時間は個人差があるので、一人ひとりが最大集中できるように、息抜きをするように薦めましょう。
チーム全体の時間管理能力を上げることで得られる4つのメリット
時間管理能力をチーム全体で上げるメリットは以下のとおりです。
① 残業が少なくなる ② 自己管理能力もあがり、周りからの印象も変わる ③ 資格勉強やプライベートにも応用できる ④ 長期的なマネジメントが得意になる、人生設計も立てやすくなる
これらのメリットは結果として、チームだけではなく個人のメリットにもつながるのです。自己管理能力が高い人は、男女問わずかっこよく見えます。チームのため＋自分のためと思って時間管理能力を上げてみましょう。
7つのコツをチーム全員が意識することで時間管理能力を格段に上げる
1人が時間管理能力を上げたところで効果は実感できません。効果を実感するには、チーム全体がコツを理解し実践できることが最低条件です。
チーム人数が多いほど全員コツを理解するのに時間はかかりますが、まずはコツをわかりやすく伝えて徐々に広めていくことから始めてみましょう。
