プロジェクト管理の課題3つを簡単に解決するシステム導入のコツ

企業においてプロジェクトを進める際の課題として、「担当者間のコミュニケーション」「タスク管理」「業務のプライオリティ把握」の3つが挙げられます。今回は、この3つの課題を解決するために役立つツールの導入方法とコツをご紹介します。

担当者間のコミュニケーション不足はチャットツールなどを使用して解決

プロジェクト管理をする上で問題となるのが、担当者間のコミュニケーション不足です。プロジェクトを円滑に進めていくためには、さまざまな部署を跨いだプロジェクトメンバーと足並みを揃えて作業することが重要といえるでしょう。

このメンバー間でのコミュニケーションが欠如してしまうと、進捗が遅れてしまったり、業務の非効率化的になったりと、プロジェクト進行の妨げに繋がります。

プロジェクトメンバー間のコミュニケーションは、口頭かメールを用いるのが一般的でした。しかし、昨今では「チャットツール」が注目を集めています。チャットツールには、プッシュ通知などの便利な機能が数多く搭載されています。スピーディに連絡に気づくことができ、返信も容易でリアルタイムで情報が共有できます。さらに、口頭での伝達ではできなかった「情報共有の文章化」ができるため、明確に情報を伝えることが可能です。このようなメリットから、チャットツールを利用する企業が年々増加しています。

チャットワークをはじめとしたICTツールを使用すると働きやすい職場が作れる

平成30年、社会的にも企業のICTツール使用が注目を浴び、総務省で以下の調査が行われました。

「総務省ではチャットツールをはじめとした、ビジネスICTツールの利用状況と働きやすさに関して調査。その結果、いずれかのICTツールを使用している企業は、「とても働きやすい / やや働きやすい」と答えた人は、53.3％。どのツールも使っていない企業は39.2％という結果を考えると、ICTツールを使用することで、働きやすい環境が作れるといえます。」

[引用] 総務省｜平成30年版 情報通信白書｜ビジネスICTツールの利用状況 http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd144220.html

タスク管理の課題はツールで可視化して全体で共有する

プロジェクトは、チーム全体でひとつの目的を形成するビジネスの一部です。しかし、実際にチームが行う業務は、個々の業務に細分化されます。そのため、個々のやるべき業務やタスクを管理することは、プロジェクトの業務管理にも繋がるといえます。このタスク管理は、プロジェクト進める上で重要な課題のひとつです。

個々のタスクを管理するには、可視化ツールを使用することでチーム全体の状況把握ができます。

個々のスケジュールを把握するにはカレンダーを共有する

全外回りの営業から内勤の製作部門までが関わる全社的なプロジェクトとなると、1人が遅れると全体のパフォーマンスが落ちる可能性があります。このような問題を防ぐため、個々のスケジュールを十分に把握しておく必要があります。

もちろん社内のホワイトボードにその日のスケジュールを書いておくことも良いですが、カレンダーをデジタル化して共有する方法がおすすめです。カレンダーをPC上で全体共有しておけば、外出先でもメンバーの動向が把握できます。

どの業務が重要かはダッシュボードで視覚的に管理

プロジェクトにおいて、当日タスクを確認するために役立つツールがダッシュボードです。ダッシュボードを活用すれば、優先順位の高いタスクや期限の近いタスクなどがひと目で把握できます。また、リーダーやプロジェクトを取りまとめる人員は、メンバーに適した業務を指示が出しやすくなるでしょう。

ビジネスツールはクラウド型とインストール型がある

ビジネスツールには、クラウド型とインストール型があります。いずれも特徴とメリットがあるため、自社に適したビジネスツールを活用しましょう。

セキュリティにこだわるならインストール型

インストール型のビジネスツールは、専用パッケージの購入が必要です。コストこそかかりますが、セキュリティ面で優れているという点がメリットです。社外秘の情報などを取り扱う機会が多い場合、セキュリティ面に信頼をおけるツールを選ぶと良いでしょう。

クラウドツールなら屋外でも使用可能

クラウド型のビジネスツールはインターネットの環境が整っていれば、社外でも利用できるというメリットがあります。テレワークや在宅勤務といった多様な勤務体系にも活用できます。クラウド型の場合、プロジェクトの規模や人数に応じてサービスを選びましょう。

ツールを導入するには無料と有料を検討しておく

ツールには無料と有料があります。例えば、無料版であれば、使える機能や人数に制限がある可能性があります。一方、有料版にはツールの機能すべてを使える上に、使用できる人数も広がります。事前に自社で使用する範囲や人数を確認し、利用範囲を決めておきましょう。

業務の効率化をはかるうえでもビジネスツールの導入を必須

少子高齢化が進み、厚生労働省が発表した人口構成の推移では、15〜64歳までの生産年齢人口が、2040年までに5,978万人まで減少することが推測されています。

[引用] 総務省｜平成30年版 情報通信白書｜人口減少の現状 http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd101100.html

この結果は、8,000万人を上回っていた90年代から比べると大幅な下落といえます。そんな現代では、少ない労働人口で業務を円滑に進めることが重要なのです。そのためにも、プロジェクト管理などに長けたビネスツールを導入し、業務の効率化を図りましょう。