人事部必見！業務の優先順位づけで迷わないための3つの施策

毎日たくさんの業務をこなしているのにもかかわらず、成果がいまいち出ない、また就業時間内に業務がなかなか終わらない場合は、もしかしたらやるべきことの優先順位がつけられていないのかもしれません。時間は無限ではないため、適切に優先順位をつけ、大事なタスクから集中して取り組むことが解決策のひとつです。ここでは、業務量の多い人事担当者に向けて、タスクの優先順位を決めて業務効率を上げるポイントを紹介します。

タスクの優先順位の付け方3つのポイント

タスクの優先順位の付け方として、次の3つのポイントを意識することが大切です。

1. タスクの種類を分類する

タスクの優先順位の決め方として、「重要度」と「緊急度」で分ける方法が有名です。「重要度が高い／低い」と「緊急度が高い／低い」の2軸に分けながらタスクを分類するというもので、一般的に以下の順番で優先順位を決めるのがよいとされます。

1.重要度が高く、緊急度の高いタスク 2.重要度が低く、緊急度の高いタスク 3.重要度が高く、緊急度の低いタスク 4.重要度が低く、緊急度の低いタスク

タスクの優先順位を決めながら、今、本当に取り組むべきタスクから着手していきます。逆に「重要度が低く、緊急度の低いタスク」を本当にやる必要があるのかも考えながら、場合によっては勇気を持ってやらないこと（その分、ほかのタスクにしっかりと時間を配分する）も選択していきます。

2. タスクの処理にかかる時間を見極める

タスクの優先順位を決めた後、いざ着手してみると、想定よりも時間がかかることがあります。タスクに必要な時間を見積もるため、まずは「5分やってみる」ことがおすすめです。5分でも取り組むことでそのタスクの難易度が分かり、特にこれまで経験のないタスクに取り組む際に役立ちます。

タスクを5分取り組んでみて、思ったより簡単ですぐに終わりそうなタスクであれば、その場ですぐに終わらせることができます。また、取り組んでみた結果上司や同僚に相談が必要と判断できれば、その人の予定を押さえることが大切です。1人で悩まず率直に相談することで、タスクをスムーズに進められるようになるでしょう。

3. 他部署の協力の必要有無を確認する

タスクには、自部署で完結できるものと、他部署の協力が必要なものが存在します。他部署の協力が必要なタスクのほうが、優先順位は上です。他部署でもそれぞれ業務を抱えており、協力を依頼するからには、他部署の立場を尊重しながら優先度を高めて取り組んでいくべきでしょう。

人事部におけるタスク管理の重要性とは？

人事部は「人材採用」や「人材評価・処遇」「労務管理」「人材育成・組織開発」「人事制度の企画・立案」を主な基本業務とする部署ですが、取り扱うタスクは組織によって実にさまざまです。人事部が業務効率を上げて業務を円滑に進めていくためには、ほかの社員とコミュニケーションを取りながら、一つひとつのタスクを確実に処理していく必要があります。

タスク管理の方法といえば、PCやタブレット、スマホなどで行う方法が主流です。しかし、端末ごとに個別でタスク管理するのには手間がかかります。人によって管理手法が異なるため、複数のメンバーで共有する際は混乱が生じやすくなります。

そこでおすすめなのが、クラウドサービスの活用です。クラウドを活用することで、タスク管理やコミュニケーションが容易になり、業務の効率化を図ることができます。

人事部がタスクワールドのツールを使うことで得られる4つのメリット

クラウド型のタスク管理システムとして、「タスクワールド」の活用がおすすめです。タスクワールドは、タスク管理やプロジェクト管理、チーム内のコミュニケーションなどを直感的に操作することができるクラウドサービスで、以下のようなメリットを享受できます。

1. タスクの進捗状況をリアルタイムでチェックできる

同じ目的に向けて複数のメンバーがチームを組み、それぞれのタスクを同時に進行させていく場合、各タスクの最新状況や進捗状況をチェックすることが重要です。タスクワールドを使えば、プロジェクトに関連するタスクをまとめて表示し、一元的に管理することができます。ほかのメンバーの進捗状況をリアルタイムでチェックでき、業務効率化につなげられます。

2. 時間や場所を問わずタスク管理ができる

タスクワールドは、外部サーバーで運用されているクラウドサービスであることから、端末登録を行っておくことで、PCやタブレット、スマホから同じシステムにアクセスすることが可能です。そのため、たとえばオフィスではPC、外出先ではタブレットやスマホなど、いつでもどこでもタスク管理をすることができ、業務をスムーズに進められます。

3. メッセージやチャット機能でやり取りがしやすくなる

タスクワールドは、システム上で利用者同士がコミュニケーションできるメッセージ機能やチャット機能を備えています。そのため、電話や内線、メール、プライベートなメッセージアプリを使う必要がなくなります。誰でも導入しやすいのはもちろん、複数のメンバーと同時に連絡をとることもでき、円滑な情報の伝達や共有に役立ちます。

4. 安心安全かつスムーズにファイルの送受信ができる

ファイルの共有機能が付帯されているタスクワールドでは、システムにファイルやデータをアップロードすることによって、特定のメンバーやチームと共有することができます。データ通信は暗号化され、ハッキングのリスクを抑えられます。大切なファイルやデータも安心してやり取りできるのがメリットです。

タスクワールドの活用でタスク管理の手間を省いて業務効率化を図る

タスクワールドは、端末とネットワーク環境があれば、いつでもどこでも活用できるクラウドサービスです。タスク管理やプロジェクト管理、チーム内のコミュニケーションなどを直感的な操作で行える仕様となっており、これまでタスク管理システムを利用したことのない方でもストレスなく使いこなせます。業務を円滑に進めるために必要なタスク管理の手間を大幅に省くことができる便利なツールですので、積極的に活用することをおすすめします。