部下のタスク管理を簡素化して効率よくマネジメントする2つの極意

管理職は、与えられた業務を部署内の人員をうまく使って、いかに処理するかという業務の舵取りを担っています。しかし、これら以外にも自身の上司から与えられる業務もあります。そのため、管轄する部署を効率的にマネジメントしながら、自身の業務もこなすことが重要です。今回は、マネジメントを上手く行うために覚えておきたい2つの極意をご紹介します。

管理職における重要な課題こそ部下のタスク管理

マネジメントには部下のモチベーションの維持や、業務の目的の示唆、指導などが挙げられます。しかし、これらに加えて部下のタスク管理を行うことも重要です。タスク管理を確実に行うことで、業務の漏れを防ぐことができます。また、ミスを事前に回避でき、部下のモチベーションを高い状態で維持することにもつながります。

個々のタスク状況を徹底管理

タスク管理が徹底されていない場合、全体、個々人でどれくらいの業務を抱えているかがわかり辛くなってしまいます。そのため、今誰が何をしているかということが判断しづらくなります。そのような状況になると、連携をとるべき場面でも円滑な業務処理ができなくなってしまいます。その結果、業務が滞るといった問題も発生します。このようなことから、タスク管理を徹底することは重要なポイントです。

アナログツールを使ったタスク管理方法

部下のタスクは、アナログツールを使って管理が可能です。この際に用意すべきものは、以下の3点です。

＊ホワイトボード ＊付箋 ＊サインペン ＊マグネット

以下では、この3点を用いることで、タスク管理を簡潔化する方法をご紹介します。

当日タスクを洗い出し、担当を振り分ける

まず、その日にやるべきこと（タスク）を付箋に書き出します。それをプライオリティの高い順に、ホワイトボードに貼り付けていきます。

ここで洗い出された業務を、それぞれの担当者を決め、当日のタスクとして振り分けましょう。

振り分けた業務は作業中とそれ以外にわける

優先順に並べられた付箋の列の隣に、「作業中」というレーンと「それ以外」というレーンを用意しましょう。

各担当者は、1のステップで振り分けられた業務をレーンごとにふり分けます。作業中であれば、「作業中」のレーンに、未着手の場合は「それ以外」のレーンに付箋を貼り付けます。こうすることで、誰が今、何の仕事をしているかが一目瞭然で分かります。

完了したら完了レーンに貼り付ける

作業中のタスクが完了したら、「完了」と書いたレーンに該当する付箋を書きましょう。 そうすることで、誰がどこまでタスクを完了しているかを管理者も判断しやすくなります。

アナログのタスク管理に加えシステムを活用する

上記で紹介したようにタスク管理をすれば、アナログでもタスク管理もを上手に行うことができます。誰がどれだけの業務を抱えてこなしているかが、一目でわかると業務を効率化しやすいでしょう。しかし、アナログである以上、ヒューマンエラーが起こる懸念点があることを覚えておきましょう。ミスによって業務に穴が生まれてしまう可能性もあります。 そこで、アナログでのタスク管理に加えて、タスク管理システムも導入することをおすすめします。より効率的かつ、確実なタスク管理が行えます。

タスク管理システムであれば視覚的にタスク処理状況がわかる

タスク管理システムの大きな特徴は、視覚的にタスクの処理状況がわかやすいことです。タグ、ラベルなどを用いることで、直感的にどのタスクが優先なのかがわかります。 また、システムサービスによっては、タスクの難易度をランク付けすることも可能です。これによって担当者も業務にかけるペース配分が計れます。

タスクの処理時間を理解することで部下をマネジメントしやすい

タスクの進捗具合や完了状況は、ホワイトボードを使ったアナログな方法でも把握できます。しかし、管理システムの中には、タスクにかかった時間をチェックできるものがあります。この機能を活用することで、部下がどれだけ業務に時間を割いているかや、各スタッフに適した業務も洗い出せます。

システムに付随するコミュニケーションツールでやりとりを簡素化

タスク管理システムの中には、チャットのように、コミュニケーションに役立つツールが付随されています。この機能が備わったツールを選ぶことで、該当するタスクに関するやりとりを円滑に進めることができます。部下をマネジメントする上で、顔を突き合わせるコミュニケーションも重要です。しかし、それに加えてチャットでログを残すことで、伝達ミスや齟齬も軽減することができます。

専用システムとアナログを上手に併用することで部下のタスク管理は簡素化できる

部下をマネジメントする上での注意点は、口頭でのコミュニケーションも欠かさず行うということです。コミュニケーションツールが備わったシステムを使っていると、システム上でのやりとりだけになりがちです。

しかし、部下のモチベーションを維持することや、ミスの改善を口頭で促すことも管理者には必要な作業です。まずは、専用システムと口頭でのやりとりを含むアナログな手法を上手に併用して、タスク管理を簡素化させましょう。