プロジェクトチームの役割分担の重要性と役割を明確化させる3つのポイント

プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトマネージャーを筆頭としたプロジェクトチームのリーダーやメンバーの適切な役割分担が重要となります。役割分担をすることで、タスクの効率的な管理が実現できるからです。今回は、プロジェクトチームの役割分担を明確化するそのメリットや役割分担を行う上でのポイントを見ていきます。

プロジェクトの進行管理において役割分担を明確にすることで、メンバーはタスクに集中できスケジューリングの自由度が高まる

まず最初に役割分担をするメリットについて見ていきます。プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトチーム内での指揮系統や参加メンバーの役割の明確化が重要です。

役割を明確化することで、チーム内のメンバーは自らの責任と権限を理解して各々のタスクに集中できます。また、漏れやダブりなく並列に仕事をこなしていくことで、リードタイムも短くなり、スケジューリングの自由度が高まるメリットもあります。

逆にいえば、役割分担をしなければ大きなデメリットが発生するともいえます。既に誰かが仕上げていた仕事を別の人が行って時間を無駄にしたり、完全に放置していた仕事が締切間際に出てきたらチームワークが乱れてしまいます。プロジェクトが次のフェーズに移る上でのボトルネックが把握できず、プロジェクトの進行管理に大きな支障をきたしてしまう恐れもあるのです。

プロジェクトを指揮する方も、誰が何をしているのか把握できなければ、効果的なサポートを行うのは困難です。役割分担の明確化は、円滑なプロジェクトの進行管理の実現に欠かせない要素といえます。

プロジェクトチームの役割分担を行う際のポイントは「ゴールの設定」「雑務レベルのものまで明確化」「適任者への割り振り」

プロジェクトチームの効果的な役割分担を実現するためには、何が必要となるのでしょうか。ここでは3つのポイントを見ていきます。

1．プロジェクトのゴールを明確にしてゴールまでの道筋を作っていく

まず、プロジェクトの目的を明確化します。ゴール地点を明確化することによって、作業工程の把握が可能となり、タスクを分解できるようになります。タスクの順位付けや構造関係の把握もできるので、役割分担をする際には確実に行わなければなりません。ゴールは基本的に顧客の注文や経営者の指示で明確になりますが、曖昧なときもあります。その場合は、要件を詰める必要が出てきます。</BOLD BIGGER>

2．タスクは雑務レベルまで明確化して割り振る

プロジェクトに必要となるタスクは雑務レベルのものまで含めて洗い出し、割り振っていきます。責任の所在が曖昧なタスクが存在すると、そのタスクだけ宙に浮いて誰も行わなかったり、自主的に行っているメンバーに不満が溜まったりします。そこからトラブルに発展したりと、問題が生じる恐れがあります。

3．タスクは内容と量を考慮して適任者に割り振っておく

プロジェクトに参加するメンバーは、基本的に作業の進め方に対する考え方や作業のスキルが各々違っています。作業項目を洗い出した上で、それぞれの具体的なタスクを適任者に割り振ることで、個々人がパフォーマンスを発揮することができます。そうすると、高品質のアウトプットが可能となるプロジェクトチームを構築できます。割り振る際にはタスクの量も考慮します。メンバーの中には割り振られた仕事に不満を持つ人もいるかもしれませんが、サポートを約束するなどして納得してもらいましょう。

プロジェクトの成功に欠かせない進捗状況の管理をタスク管理ツールの導入で効率化できる

プロジェクトの成功のためには、タスクの役割分担だけではなく、その後のタスクの進捗状況の管理が欠かせません。タスクは基本的にひとつ終わったら終わりではなく、割り振り続ける必要があります。作業計画から遅れが発生していないかどうか、遅れが発生している場合はどのように対処してゴールまで持っていくかを常に考慮しなければならないためです。

ボトルネックとなっているタスクがある場合は、他のタスクを割り振られているメンバーもその存在を知らなければいけません。そうでないと時間を効果的に使うことができないからです。キーマンズネットが2015年に実施した調査によると、プロジェクトの失敗要因として「関係者とのコミュニケーション不足」（46.8％）が最も多く挙げられています。進捗状況は管理側だけではなく、メンバー間でも緩やかに共有しておく必要があるのです。[注1]

この進捗状況の管理とメンバー内での情報共有において大きな効果を発揮するのが、タスク管理システムです。タスク管理システムは、タスクの期限や進捗状況を担当者ごとに見える化できたり、複数のプロジェクトごとにタスクを管理できたりと、効率的なタスク管理の実現をサポートしてくれます。

作業計画と現在の進捗を比較できる機能やメンバー間でのグループチャット機能が実装されているものもあります。チーム内でのコミュニケーションの円滑化やファイル共有機能などを利用して情報の一元管理まで実現できます。

例えば、IT系エンジニアの場合、75％が開発以外の業務も行っているという調査もあり、一般的には非常に多忙です。タスク以外の業務をこなしつつ、プロジェクトの円滑な進行を担保していくうえで、このようなコミュニケーション支援が可能なシステムの導入は非常に重要といえます。[注2]

タスク管理システムの導入は、進捗管理にかかる負担を大幅に削減したり、メンバー内での円滑なコミュニケーションも実現できたりと、プロジェクトの効率性を高める上で強い味方となってくれます。ぜひ導入を検討してみてください。

タスク管理システムを導入し円滑なプロジェクトの進行を

今回は、プロジェクトチームにおいて役割分担をするメリットとポイントについてご紹介しました。タスク管理には関係者とのコミュニケーションが重要であり、効率的な管理のためにはタスク管理システムの導入が便利です。まだ導入していない企業は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

[注1]プロジェクト管理ツールの導入状況（2015年） https://www.keyman.or.jp/kn/articles/1512/15/news152.html

[注2]7割超のIT系開発者が開発以外の業務にも従事--楽天コミュニケーションズ調査 https://japan.zdnet.com/article/35134164/