ビジネスチャットの活用術：質の高いコミュニケ―ションを実現しプロジェクトを円滑に進める4つの方法
プロジェクトの進行管理は、メンバーに割り振ったタスクを管理し、問題点の把握・改善をする必要があります。さらに、それに加えてスケジュール調整やパフォーマンス管理なども行わなければいけません。プロジェクトを成功させるためには、アサインしているメンバーや関係者との円滑なコミュニケーションが欠かせません。このコミュニケーションを大きく効率化してくれるのがビジネスチャットです。今回は、プロジェクト進行管理におけるビジネスチャットの活用術をご紹介します。
1．グループ機能でプロジェクトに関する情報をメンバー間で迅速に共有する
ビジネスチャットを活用すれば、メンバー間でのメッセージのやりとりを迅速に行えます。プロジェクトでは、チーム内における認識の齟齬を排除することや仕事の優先順位付けのために、常に最新情報をメンバーと共有することが重要です。ビジネスチャットのグループ機能を活用することで、メンバーたちと素早く情報を共有できます。
2．クライアント企業や委託先などを招待し社外関係者と迅速なやりとりを可能にする
素早い情報共有が可能なのはメンバーの間だけではありません。プロジェクトのクライアント企業や委託先などをチャットルームに招待することによって、進捗状況の報告などを簡略化できます。また、急な仕様の変更があっても迅速に対応できます。電話やメールを通して伝えるよりも、リアルタイムで起きていることを関係者が把握しやすいため、情報共有の手間が省けるのです。
3．プロジェクトに関する情報を一元管理することにより簡単な情報検索が可能に
ビジネスチャットを導入することで、プロジェクトやタスクに関するメッセージと関連資料のやりとりを一元化できます。複数のツールを利用すると、時系列での情報のとりまとめや情報検索に時間をとられてしまいます。ビジネスチャットで一元化すれば、情報を素早く検索できるため、結果的に効率的な時間の使い方が可能です。
4．メンバーが何処にいてもミーティングできる
今までは、メンバー間で調整が必要となるときは、基本的に会議やミーティングを開いて対処していました。ビジネスチャットを導入すれば、簡単な会議ならメンバーが社外にいても開くことができます。メンバー間のスケジュール調整が容易になりますし、リモートワーカーにアサインしているときにも便利です。
プロジェクト管理に特化した「タスクワールド」ならより効果的なコミュニケーションが可能に
現在、数多くのビジネスチャットサービスが存在していますが、プロジェクト管理においておすすめのツールが「タスクワールド」です。
タスクワールドの特徴はプロジェクト管理に特化していること。導入すればプロジェクトにおけるほとんどすべてのコミュニケーションをタスクワールド上で完結させることができます。
タスクワールドは、プロジェクトメンバー全員を対象にチャット形式でやりとりができる「プロジェクトチャット」機能を搭載しています。そのため、メンバー間での情報の共有が容易です。また、タスクごとにチャットできるため、最新情報の把握や情報検索の効率化を実現し、仕事のスピードアップに貢献します。
その他、特定のメンバーに＠をつけてメッセージを送ると、そのメンバーにメール通知が届くメンション機能やメンバーのオンライン状況確認、メッセージの既読確認機能などもあります。これらを活用すれば「いま相手が対応できるか」「相手がメッセージを読んでいるか」といった状況の把握も簡単です。
非同期的なコミュニケーションと同期的なコミュニケーションの使い分けをより簡単にしてくれるので、コミュニケーションの質を高めることができます。
また、タスクワールドはセキュリティ面も万全です。総務省の調査によれば、チャットツールの導入において重要となる基準として「使いやすさ」と同程度に重要とされているのが「セキュリティ」です。[注1]
タスクワールドでは、ユーザーに応じて細かなプライバシー設定が可能となっており、ユーザーに公開する情報を細かくコントロールできます。情報漏洩のリスクを低減できるため、安心して利用できます。
[注1]総務省｜情報通信統計データベース｜働き方改革×チャットツールのビジネス活用 http://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000041.html
タスクワールドを導入して円滑なコミュニケーションを実現しプロジェクトの効率的な進行管理を
今回は、プロジェクト進行管理におけるビジネスチャットの効果的な4つの活用術についてご紹介しました。
総務省の調査によると、チャットを利用している企業は2018年の時点で13.2％。まだそれほど普及していませんが、ビジネスチャットを活用すれば、プロジェクトの進行管理によい影響を与えるため導入を考えている企業も増えているようです。 [注2]
プロジェクト管理のチャットツールとしてタスクワールドを導入することで、円滑なコミュニケーションを実現し、プロジェクトの効率的な管理進行につなげていきましょう。
[注2]総務省「平成30年版 情報通信白書」 http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd144220.html
